Business Spanish email and call phrases for B1+ work

• Buenos días, Sra. Ramírez. Le habla Neha de Soluciones Norte.
• Gracias por su tiempo. El objetivo de esta llamada es revisar el estado del caso.
• ¿Dispone de diez minutos para que revisemos los puntos pendientes?

Name yourself, your organisation, and the purpose. Do not spend the first minute apologising for the call or reading a long introduction.

• Para confirmar, ¿se refiere al pedido del 12 de agosto?
• ¿Podría repetir el número de referencia, por favor?
• Cuando dice "urgente", ¿qué fecha límite tiene en mente?
• Si le he entendido bien, necesita una respuesta antes del viernes.

Repeat the detail in your own words. This catches errors before they become promises.

• Permítame un momento mientras reviso la información.
• Voy a comprobar ese dato antes de confirmárselo.
• No quiero darle una respuesta incorrecta. ¿Puedo verificarlo y escribirle hoy?

A time-buying phrase should lead to a real action. Avoid a deadline you cannot control.

• Entiendo su preocupación.
• Voy a revisar qué ocurrió y qué opciones tenemos.
• En este momento no puedo confirmar el reembolso, pero puedo solicitar una revisión.
• La opción disponible hoy es reprogramar la entrega.

Do not promise a refund, deadline, approval, or service level unless you have authority to give it.

• Entonces, yo enviaré el resumen hoy y usted confirmará los datos mañana.
• ¿Le parece bien si volvemos a hablar el 3 de septiembre a las 11:00?
• Le enviaré la confirmación por correo al terminar esta llamada.
• ¿Hay algún punto más que debamos revisar?

A clear email can use five parts:

1. A subject line that names the task.
2. A greeting that matches the relationship.
3. One sentence stating the purpose.
4. The request or information in short paragraphs.
5. A specific next step and closing.

Write the month in words when a numeric date could be read in more than one way. Confirm the city and current local time for international meetings. Time-zone offsets can change by date and region.

The RAE describes usted as a formal singular form in educated usage across Spain and the Americas. That does not make it the correct choice in every workplace exchange. Some companies use tú internally. Several Spanish-speaking LATAM regions use vos as a normal local form. In the Americas, ustedes is used for plural address in formal and informal settings.

Start with the known company or client convention. If no convention is available, a polite usted is a reasonable opening for a formal external contact. Mirror the other person's preference once it is clear.

• Claims that guarantee an outcome you do not control.
• Exact response times that the organisation has not approved.
• Word-for-word translations of English idioms.
• Regional slang copied into a message for an unknown client.
• Overlong greetings that delay the purpose of the email.